Lo que he aprendido de Microsoft Teams durante la crisis sanitaria

Microsoft Teams salió a la luz pública a principios de 2017 para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo.

Al principio esta herramienta nació para atender los requerimientos de clientes corporativos. Durante estos años se han agregado más funciones, simplificado procesos y facilitado el trabajo para diferentes tipos de organizaciones.

Teams se adapta al trabajo que desarrolla ya sea una empresa de gran tamaño, un empredimiento, una agrupación o una organización social.

A continuación les adjunto algunas ideas que he reunido durante este tiempo en que he utilizado Teams.

Más que Skype para la oficina

Muchos afirman que Teams es como Skype para la oficina.

Eso es un error. Teams es una aplicación con más funcionalidades destinada a coordinar el trabajo en equipo. Su principal ventaja es que integra varias aplicaciones de Office, incentivando principalmente el uso de los archivos compartidos: Onedrive para la empresa, Sharepoint y Outlook, por ejemplo.

Teams recupera la información del calendario de Outlook y también los archivos alojados en las carpetas compartidas que están alojadas en Onedrive.

Durante las videollamadas puedes escribir las notas de la reunión y también utilizar el chat integrado.

Llamar por voz y con video es igual de sencillo que utilizar las llamadas de voz en Whatsapp.

Estas mismas funcionalidades están en la versión de Teams de escritorio y para teléfono móvil:

Cinco funciones de Teams

Chat de texto,audio y video. Uso compartido de archivos.
Compartir pantalla, proyectar archivos en presentaciones grupales.
Chat privado.
Almacenar archivos y documentos en un único lugar donde acceden todos los integrantes del grupo o proyecto.
Se puede integrar con otras aplicaciones como Planner, Onedrive, To-do. También aplicaciones de terceros: Trello, Surveymonkey.

Equipos y canales

Los equipos y canales en Teams son el desgloce más fino de los grupos de trabajo.

El equipo es un grupo de personas que tienen un objetivo común. Pueden ser las personas de tu área de trabajo, o un grupo por ciudad, un tema específico, u organización.

En tanto que los canales existen al interior de los equipos y pueden crearse a discreción, según los proyectos que llevan adelante o los temas específicos de una labor en particular o una reunión específica.

Cada canal posee un espacio habilitado para coordinar reuniones, publicar archivos y adjuntar anotaciones.

Buscar es fácil

La barra de búsqueda y comandos se ubica en la parte superior y tiene varias funcionalidades que agilizan la administración de la información que existe en Teams.

La barra permite filtrar mensajes, personas y documentos que existen en tus grupos y canales.

En tanto que los comandos son una función poco conocida que agiliza varias acciones en Teams: como enviar mensajes, buscar archivos y conocer las novedades de los grupos.

Estos son algunos de tips que he podido conocer y poner en práctica durante estas semanas de trabajo con Teams.

Teams forma parte de las aplicaciones que ofrece la suscripción de Microsoft 365, antes conocido como Office 365. Acá las alternativas para acceder a la suscripción de este servicio que te permite tener las aplicaciones de Office, un terabyte de almacenamiento en Onedrive y minutos de llamañas gratuitas a teléfonos y celulares de todo el mundo a través de Skype.